FUNGSI RELATIONS | Wujudkan Visi sebagai Strategic Business Partner

Fungsi Relations berkomitmen mendukung kinerja direksi dan jajaran manajemen Perusahaan dalam mencapai visi dan misi PHI-Regional 3 Kalimantan untuk menjadi perusahaan minyak dan gas bumi kelas dunia. Tim Energia Kalimantan berdiskusi dengan tiga manager di Fungsi Relations, yaitu Dony Indrawan selaku Manager Communication Relations & CID (CRC), Andrew selaku Manager Compliance & Board Support (CBS), dan Shanti Radianti selaku Assistant Manager Land Matters & Formality (LMF).
 

Berawal dari ”Corporate Secretary Perjuangan”

 

Pada awal berdirinya PHI-Regional 3 Kalimantan, tim Communication, Relations, dan CSR belum terbentuk meski saat itu PHI merupakan holding bagi PT Pertamina Hulu Mahakam (PHM), PT Pertamina Hulu Sanga Sanga (PHSS), dan PT Pertamina Hulu Kalimantan Timur (PHKT). Kondisi ini menjadi peluang sekaligus tantangan menarik untuk membangun sebuah tim “baru” di tengah organisasi yang sudah lebih dulu ajek.

Pada tahun 2019, Fungsi Relations dipisahkan dengan tidak lagi berada di bawah Fungsi Legal & Relations. Fungsi ini berdiri sendiri dengan nama Corporate Secretary. ’’Kami sering menamakan diri sebagai Corporate Secretary Perjuangan karena memang mengawalinya dengan penuh perjuangan seperti membangun infrastruktur, sistem, tata kerja, dan lain-lain. Pembagian tugas, pengelolaan, penetapan, dan pencapaian KPI dikerjakan bersama-sama dengan jumlah tenaga kerja yang masih terbatas,’’ ungkap Dony.

Sesuai rencana jangka panjang yang disusun, strategi pada periode awal adalah Strong Alignment. Salah satu contoh implementasinya, tim CRC melihat peluang konsolidasi program- program CSR agar lebih fokus dan berdampak. Program CSR sebelumnya sangat bervariasi, mencapai lebih dari 200 program per tahun untuk seluruh area operasi. ’’Dengan semangat Strong Alignment, kami lantas menyusun kategori program-program unggulan, reguler, dan ad hoc. Program unggulan merupakan cikal bakal program flagship yang sekaligus mendukung pencapaian kinerja lingkungan dalam PROPER,” imbuh Dony.

Untuk program reguler, kata Dony, merupakan titik temu antara kebutuhan masyarakat dan Perusahaan dalam sebuah program sehingga dapat terus dilaksanakan setiap tahun. Sedangkan untuk kategori program ad hoc, fokusnya menangkap dan mengkaji aspirasi para pemangku kepentingan utama terkait program Pengembangan Pemberdayaan Masyarakat (PPM).

Tim CRC juga memperbarui sekitar empat pedoman utama terkait komunikasi internal; komunikasi eksternal dan media; hubungan pengelolaan relasi dengan pemangku kepentingan eksternal; dan pelaksanaan program tanggung jawab sosial dan lingkungan.

Setelah Strong Allignment, pada tahun 2023 tema strategi berikutnya adalah menuju Strategic Integration. Pada aspek kegiatan komunikasi, tim CRC mengonsolidasikan saluran-saluran komunikasi anak perusahaan PHI-Regional 3 Kalimantan menjadi satu saluran yang dipakai bersama dan menyusun narasi yang konsisten dalam penyampaian pesan atau informasi. Tim CRC juga memiliki anggota tim yang didedikasikan untuk mendukung secara langsung seluruh kegiatan di masing-masing zona, dengan garis pelaporan ke head office.

Tim CRC akan melanjutkan ke tema strategis berikutnya pada tahun 2024 ini, yakni Delivering Impact. Hal ini sekaligus dapat mengukur hasil alignment dan integration, apakah sudah benar- benar memberikan dampak ataupun manfaat yang diinginkan. Ini sebagai bagian dari visi Fungsi Relations untuk menjadi strategic business partner bagi manajemen dan Perusahaan. 

Jaga integritas saat tanpa pengawasan, Tanpa dilihat siapapun

Compliance atau kepatuhan terhadap peraturan perundangan merupakan everybody’s business. Tugas semua pihak, bukan hanya tugas Tim Compliance ataupun Fungsi Legal. “Setiap orang harus memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan pekerjaan di fungsi masing-masing,” ungkap Andrew.

Dua bidang utama yang ditangani Tim CBS adalah kebijakan korporasi terkait Undang-Undang (UU) Perseroan Terbatas (PT), Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD ART), serta kebijakan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP).

Tim CBS wajib memastikan setiap kebijakan dan keputusan Perusahaan sudah sesuai dengan UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Tim ini juga menangani dukungan kegiatan Compliance & Board Support bagi 18 entitas perusahaan di Regional 3, yang masing-masing memiliki AD ART.

Terkait SMAP, Andrew memberikan apresiasi atas komitmen para Perwira di PHI-Regional 3 Kalimantan. “Memang baru dua entitas di Regional 3 yang sudah tersertifikasi ISO 37001:2016 terkait SMAP, yaitu PHI dan PHM. Namun, implementasinya sudah ke semua entitas bahkan sampai ke zona-zona. Setiap fungsi pun terlibat sangat aktif dalam kegiatan sosialisasi,” ungkapnya. SMAP diadopsi dari ISO Anti-Bribery Management System.

Penerapan SMAP di lingkungan PHI-Regional 3 Kalimantan menjangkau level BOD hingga selurah Perwira. Dari sisi aturan, rapat tinjauan manajemen cukup dilaksanakan minimal satu tahun sekali. Namun, PHI-Regional 3 Kalimantan melaksanakannya enam bulan sekali atau dua kali dalam satu tahun. Berbagai hal dilaporkan termasuk daftar Pre-Risk Assesment (PRA) di masing- masing fungsi.

Setiap fungsi memiliki daftar PRA untuk mengindentifikasi potensi risiko penyuapan. Pemantauan PRA dilakukan setiap tiga bulan. Perwira PHI-Regional 3 Kalimantan secara proaktif menyampaikan jika ada potensi kecurangan/ tindakan penipuan (fraud) ataupun penyuapan (bribery). 

Dari sisi board support, tim CBS bertanggung jawab dalam memimpin, menentukan, merencanakan, memantau, dan mengevaluasi terlaksananya kegiatan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Regional, pengelolaan rapat BOD, Management Walk Through dan Kegiatan BOD-BOC secara tepat waktu dan akurat sesuai kebijakan dan prosedur dalam rangka mendukung pencapaian tujuan Perusahaan.

“Menginjak usia PHI yang kedelapan, saya berharap compliance bisa terinternalisasi sebagai everybody’s business. Juga, SMAP bisa terinternalisasi bukan hanya sebagai slogan, bukan hanya diingat ketika merayakan Hari Anti Korupsi Sedunia saja. Perwira PHI harus mampu menjaga integritas meskipun tanpa ada pengawasan, tanpa dilihat siapapun. Sikap ini sekaligus wujud internalisasi nilai-nilai AKHLAK,” tutup Andrew.

Jadi Enabler dalam Kegiatan Pengeboran

Kegiatan operasi-produksi migas bukan semata tentang pengeboran dan hal teknis lainnya. Ada peran dari fungsi pendukung yang menjadi pemungkin (enabler) agar kegiatan teknis dapat berjalan. Salah satunya adalah tim Land Matters & Formalities (LMF) yang merupakan salah satu garda terdepan dalam kegiatan operasi-produksi migas.

Peran kunci tim LMF, di antaranya, berkaitan dengan pembebasan tanah di mana negara “memberikan kuasa” pembelian tanah untuk mendukung operasi-produksi hulu migas. Setelah dibebaskan, tanah tersebut akan menjadi Barang Milik Negara (BMN) melalui proses sertifikasi dan pelaporan ke negara. Karena itu, LMF berkoordinasi secara intensif dengan instansi-instansi pengelola aset-aset negara seperti Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM), Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) Kementerian Keuangan serta Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Migas (SKK Migas).

Penyiapan lahan sesuai tata waktu yang disepakati sangat memengaruhi jadwal pengeboran sumur migas. Maka dari itu, tim LMF senantiasa menjalin komunikasi dan koordinasi dengan pemerintah daerah, Kantor Jasa Penilai Publik (KJPP), dan pemangku kepentingan terkait lainnya agar pembebasan lahan berjalan sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Anggota tim LMF harus memiliki kompetensi, antara lain, bidang stakeholder engagement dan pengetahuan tentang perkembangan soal peraturan dan perizinan.

Secara internal, Shanti menyampaikan agar fungsi-fungsi terkait memperkuat kolaborasi dan terus mencari terobosan untuk mencapai tujuan bersama. Terutama berkaitan dengan proses pembebasan lahan dan jadwal pengeboran yang sering tidak selaras. “Memasuki usia PHI yang kedelapan, saya merasa PHI- Regional 3 Kalimantan sangat kompak dan antarfungsi pun sangat care. Harapan ke depan kolaborasi antarfungsi semakin solid. Apalagi saya merasakan betul upaya manajemen menjaga keseimbangan hidup kita dengan menfasilitasi kegiatan di luar pekerjaan, seperti olahraga dan aktivitas seni budaya,” tuturnya. (*)