FARAH DEWI | Komitmen Continuous Improvement Lewat Empat Langkah Penting

Fungsi Business Support (BS) memiliki tanggung jawab besar, terutama dalam menjaga kepatuhan, tata kelola, dan transparansi. Pemahaman dan implementasi  aspek-aspek tersebut sangat penting untuk menjalankan bisnis yang bersih dan mendukung proyek maupun pencapaian target Perusahaan secara optimal. 

Sebagai pimpinan fungsi, Farah Dewi menegaskan bahwa menjaga integritas dan kepatuhan tidak hanya membantu pencapaian tujuan Perusahaan, tapi juga meningkatkan reputasi dan kepercayaan dari pemangku kepentingan. Karena itu, dalam upaya memberikan pelayanan-pelayanan terbaik kepada end user dan para pemangku kepentingan stakeholder, Fungsi BS senantiasa menjaga aspek kepatuhan, tata kelola dan transparansi. Fungsi ini membawahkan subfungsi Human Capital (HC), Information Technology (IT), dan Supply Chain Management (SCM).

Dewi menekankan pentingnya penguatan kapabilitas organisasi agar fungsi yang dipimpinnya senantiasa mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan kinerja unggul. Sumber daya manusia (SDM) yang kapabel merupakan aset terpenting  untuk menjalankan operasi dan mencapai target bisnis Perusahaan. ”Kita harus selalu mencari terobosan agar kapabilitas organisasi terus berkembang. Penambahan jumlah manpower sangat ketat di satu sisi, namun target yang diberikan tidak berkurang dan kinerja dituntut terus meningkat,” paparnya. Salah satu cara yang dapat ditempuh adalah melakukan upgrading sistem dan upskilling manpower yang sudah ada.

Selain menggawangi subfungsi HC, Dewi juga memimpin proses kebijakan terkait IT. Fasilitas IT, tools, dan aplikasi yang dikembangkan harus dapat membantu para Perwira untuk mengatasi berbagai hambatan agar menghasilkan kinerja yang lebih baik dan produktif. 

Dewi mencontohkan, saat ini PHI-Regional 3 Kalimantan memiliki satu aplikasi yang disebut Precise. Melalui aplikasi ini, semua end-user dapat melihat data perizinan dan peraturan yang terkait masing-masing fungsi atau tim. “Misalnya, jika kita memiliki izin untuk pemakaian kapal. Ini akhir masa berlakunya kapan? Jika diketahui sudah expired akan berpotensi mengganggu operasi,” jelasnya. Aplikasi Precise tersebut, lanjut Dewi, diadaptasi dari Total E&P Indonesie selaku operator sebelumnya di Blok Mahakam.

Beragam terobosan di PHI-Regional 3 Kalimantan bahkan menjadi salah satu benchmark di lingkungan Subholding Upstream. “Untuk IT, PHI-Regional 3 Kalimantan dan Pertamina Hulu Rokan menjadi benchmark bagi semua regional dan Subholding Upstream,” tegasnya.

Fungsi BS juga memiliki tanggung jawab besar dalam pengelolaan rantai suplai atau SCM. Dewi menuturkan, SCM menjalankan beberapa program karena Pertamina (Persero) memiliki banyak anak perusahaan yang dapat memberikan servis kepada Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) di lingkungan Pertamina. Sinergi antaranak perusahaan memerlukan perhatian dan strategi agar pemilihan penyedia jasa tidak hanya berdasarkan ”kedekatan” entitas, namun juga menekankan faktor kompetensi dan kualitas.

“Sinergi ini menjadi salah satu target saya dalam short mission yang saya sampaikan dalam inovasi saya,” ungkap Dewi. Selain itu, Dewi bersama Fungsi SCM berusaha melakukan percepatan proses pengadaan barang dan jasa dan memantau material-material dari aset eks-terminasi yang harus terpakai agar tidak terjadi kelebihan stok di warehouse.

Salah satu strategi Dewi untuk percepatan pengadaan barang dan jasa adalah dengan menerbitkan kebijakan penentuan ambang batas nilai pengadaan. Untuk di bawah ambang batas nilai tertentu, pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan di zona. Sedangkan untuk nilai di atasnya harus diproses di regional. Apabila terdapat kontrak “payung” atau kontrak pengadaan bersama, penanganannya berada di Subholding Upstream. ”Semua proses pengadaan itu dilaporkan kepada ke saya melalui Senior Manager SCM,” imbuhnya. 

Selain mengelola tanggung jawab ketiga subfungsi di atas, mengembangkan sinergi, dan kolaborasi, Fungsi BS juga menjalankan empat langkah atau upaya penting. Pertama, melakukan audit menyeluruh terhadap proses bisnis untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan peningkatan efisiensi. Kedua, mengidentifikasi teknologi baru atau pembaruan sistem yang dapat meningkatkan efisiensi operasi, termasuk perbaikan dalam manajemen proyek, sistem keuangan, dan otomatisasi. 

Ketiga, menekankan otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi, sembari memastikan bahwa para Perwira dapat terlibat dan terampil dengan solusi otomatisasi yang diimplementasikan. Terakhir, pelatihan dan pengembangan karyawan. “Investasi dalam pelatihan dan pengembangan Perwira dilakukan untuk meningkatkan keterampilan mereka, yang pada gilirannya dapat memberikan kontribusi terhadap efisiensi Perusahaan secara keseluruhan,” papar Dewi. Semua langkah tersebut menunjukkan komitmen Fungsi BS terhadap pembaruan, evaluasi, dan peningkatan berkelanjutan (continuous improvement).

Memasuki usia sewindu PHI-Regional 3 Kalimantan, Dewi berharap kolaborasi antarfungsi semakin kuat, terutama dalam menerapkan strategi borderless untuk mencapai Visi dan Misi Perusahaan. “Sebagai VP Business Support, saya berharap perwira PHI mempunyai mindset yang sama yaitu memastikan Fungsi Business Support khususnya dan fungsi-fungsi lain di PHI ini dapat mendukung secara optimal operasi dan pertumbuhan Perusahaan secara keseluruhan,” harapnya.  

Menurut Dewi, peningkatan efisiensi operasional itu sangat penting. Namun, penguatan infrastruktur dan sistem juga menjadi hal superpenting. “Kepemimpinan dan pengembangan tim harus dibangun sehingga terbentuk tim yang kuat, termotivasi, dan terampil serta memberikan dukungan untuk mengembangkan Perusahaan dan karier karyawan,” tutupnya. (*)Fungsi Business Support (BS) memiliki tanggung jawab besar, terutama dalam menjaga kepatuhan, tata kelola, dan transparansi. Pemahaman dan implementasi  aspek-aspek tersebut sangat penting untuk menjalankan bisnis yang bersih dan mendukung proyek maupun pencapaian target Perusahaan secara optimal. 

Sebagai pimpinan fungsi, Farah Dewi menegaskan bahwa menjaga integritas dan kepatuhan tidak hanya membantu pencapaian tujuan Perusahaan, tapi juga meningkatkan reputasi dan kepercayaan dari pemangku kepentingan. Karena itu, dalam upaya memberikan pelayanan-pelayanan terbaik kepada end user dan para pemangku kepentingan stakeholder, Fungsi BS senantiasa menjaga aspek kepatuhan, tata kelola dan transparansi. Fungsi ini membawahkan subfungsi Human Capital (HC), Information Technology (IT), dan Supply Chain Management (SCM).

Dewi menekankan pentingnya penguatan kapabilitas organisasi agar fungsi yang dipimpinnya senantiasa mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan kinerja unggul. Sumber daya manusia (SDM) yang kapabel merupakan aset terpenting  untuk menjalankan operasi dan mencapai target bisnis Perusahaan. ”Kita harus selalu mencari terobosan agar kapabilitas organisasi terus berkembang. Penambahan jumlah manpower sangat ketat di satu sisi, namun target yang diberikan tidak berkurang dan kinerja dituntut terus meningkat,” paparnya. Salah satu cara yang dapat ditempuh adalah melakukan upgrading sistem dan upskilling manpower yang sudah ada.

Selain menggawangi subfungsi HC, Dewi juga memimpin proses kebijakan terkait IT. Fasilitas IT, tools, dan aplikasi yang dikembangkan harus dapat membantu para Perwira untuk mengatasi berbagai hambatan agar menghasilkan kinerja yang lebih baik dan produktif. 

Dewi mencontohkan, saat ini PHI-Regional 3 Kalimantan memiliki satu aplikasi yang disebut Precise. Melalui aplikasi ini, semua end-user dapat melihat data perizinan dan peraturan yang terkait masing-masing fungsi atau tim. “Misalnya, jika kita memiliki izin untuk pemakaian kapal. Ini akhir masa berlakunya kapan? Jika diketahui sudah expired akan berpotensi mengganggu operasi,” jelasnya. Aplikasi Precise tersebut, lanjut Dewi, diadaptasi dari Total E&P Indonesie selaku operator sebelumnya di Blok Mahakam.

Beragam terobosan di PHI-Regional 3 Kalimantan bahkan menjadi salah satu benchmark di lingkungan Subholding Upstream. “Untuk IT, PHI-Regional 3 Kalimantan dan Pertamina Hulu Rokan menjadi benchmark bagi semua regional dan Subholding Upstream,” tegasnya.

Fungsi BS juga memiliki tanggung jawab besar dalam pengelolaan rantai suplai atau SCM. Dewi menuturkan, SCM menjalankan beberapa program karena Pertamina (Persero) memiliki banyak anak perusahaan yang dapat memberikan servis kepada Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) di lingkungan Pertamina. Sinergi antaranak perusahaan memerlukan perhatian dan strategi agar pemilihan penyedia jasa tidak hanya berdasarkan ”kedekatan” entitas, namun juga menekankan faktor kompetensi dan kualitas.

“Sinergi ini menjadi salah satu target saya dalam short mission yang saya sampaikan dalam inovasi saya,” ungkap Dewi. Selain itu, Dewi bersama Fungsi SCM berusaha melakukan percepatan proses pengadaan barang dan jasa dan memantau material-material dari aset eks-terminasi yang harus terpakai agar tidak terjadi kelebihan stok di warehouse.

Salah satu strategi Dewi untuk percepatan pengadaan barang dan jasa adalah dengan menerbitkan kebijakan penentuan ambang batas nilai pengadaan. Untuk di bawah ambang batas nilai tertentu, pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan di zona. Sedangkan untuk nilai di atasnya harus diproses di regional. Apabila terdapat kontrak “payung” atau kontrak pengadaan bersama, penanganannya berada di Subholding Upstream. ”Semua proses pengadaan itu dilaporkan kepada ke saya melalui Senior Manager SCM,” imbuhnya. 

Selain mengelola tanggung jawab ketiga subfungsi di atas, mengembangkan sinergi, dan kolaborasi, Fungsi BS juga menjalankan empat langkah atau upaya penting. Pertama, melakukan audit menyeluruh terhadap proses bisnis untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan peningkatan efisiensi. Kedua, mengidentifikasi teknologi baru atau pembaruan sistem yang dapat meningkatkan efisiensi operasi, termasuk perbaikan dalam manajemen proyek, sistem keuangan, dan otomatisasi. 

Ketiga, menekankan otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi, sembari memastikan bahwa para Perwira dapat terlibat dan terampil dengan solusi otomatisasi yang diimplementasikan. Terakhir, pelatihan dan pengembangan karyawan. “Investasi dalam pelatihan dan pengembangan Perwira dilakukan untuk meningkatkan keterampilan mereka, yang pada gilirannya dapat memberikan kontribusi terhadap efisiensi Perusahaan secara keseluruhan,” papar Dewi. Semua langkah tersebut menunjukkan komitmen Fungsi BS terhadap pembaruan, evaluasi, dan peningkatan berkelanjutan (continuous improvement).

Memasuki usia sewindu PHI-Regional 3 Kalimantan, Dewi berharap kolaborasi antarfungsi semakin kuat, terutama dalam menerapkan strategi borderless untuk mencapai Visi dan Misi Perusahaan. “Sebagai VP Business Support, saya berharap perwira PHI mempunyai mindset yang sama yaitu memastikan Fungsi Business Support khususnya dan fungsi-fungsi lain di PHI ini dapat mendukung secara optimal operasi dan pertumbuhan Perusahaan secara keseluruhan,” harapnya.  

Menurut Dewi, peningkatan efisiensi operasional itu sangat penting. Namun, penguatan infrastruktur dan sistem juga menjadi hal superpenting. “Kepemimpinan dan pengembangan tim harus dibangun sehingga terbentuk tim yang kuat, termotivasi, dan terampil serta memberikan dukungan untuk mengembangkan Perusahaan dan karier karyawan,” tutupnya. (*)