OPINI | Menyikapi Tuntutan Paralel Meeting

“Maaf, Pak. Boleh diulangi lagi pertanyaannya?” atau “Saya sedang paralel meeting dengan ruang sebelah, tadi yang ditanyakan tentang apa, ya?” atau “halo … halo … apakah suara saya tidak terdengar? Kok tidak ada yang menjawab?” Saya yakin banyak dari kita yang pernah mendengar pembicseperti tadi disampaikan dalam pertemuan online.

Banyak hal yang membuat saya yakin kenapa pernyataan atau pertanyaan di atas muncul dalam meeting online. Tanpa adanya kewajiban menyalakan kamera, apa pun dapat terjadi, kan? Mungkin ada yang meeting sambil berkegiatan lain di luar kepentingan pekerjaan, atau memang sedang izin ke toilet atau kepentingan lain, atau memang sambil paralel meeting. Tentang paralel meeting ini, pernah ada rekan yang bilang, “Wah, kalau bapak itu sibuk banget, bahkan bisa 3-4 meeting sekaligus,” batin saya, ”hebat! salut!”

Yang kadang membuat saya geli adalah bila pimpinan rapat tidak mendapat respon dari peserta rapat atas hal yang ditanyakan atau diutarakan. Tiba-tiba ruang meeting hening sunyi senyap sampai ada yang memulai menjawab setelah sekian lama. Namun juga sebal dan heran ketika hal tersebut terjadi pada diri saya sebagai pemimpin rapat yang menanyakan pendapat atau pertanyaan lainnya. Kadang respon yang ada hanyalah keheningan dengan pemandangan bulatan-bulatan berisikan inisial nama terpampang di layar monitor hingga ada yang merespon.

Etika dan kesehatan

Saya yakin bahwa ketika kita diajak berbicara, baik secara langsung ataupun dalam sebuah rapat, maka kita sudah selayaknya merespon dengan baik. Respon tersebut dapat dilakukan secara verbal maupun nonverbal, misalnya dengan memberikan perhatian melalui kontak mata. Bayangkan, bila situasi double atau triple online meeting yang menjadi “best” practice itu kemudian dipindahkan ke dalam sebuah ruangan meeting luring pada kondisi normal nanti. Di ujung ruangan pemimpin rapat sedang berbicara, di kursi-kursi lain, peserta rapat sibuk memperhatikan laptopnya untuk mengikuti meeting lain, atau mungkin sambil bertelepon untuk merespon pertemuan lainnya. Seru!

Atau silakan dicoba, ketika Anda diajak bicara secara langsung oleh Pak Dirut, kemudian Anda merespon sambil melihat mata beliau, namun sambil memegang telepon genggam dan berbicara dengan lawan bicara di telepon tersebut. Yakin berani? Saya yakin tidak akan dilakukan karena kita tahu dan sadar tentang kesopanan. Nah, kalau begitu apa bedanya dengan meeting daring atau luring?

Eileen Rachman dan Emilian Jakob dalam artikelnya “Etiket Berkomunikasi Pada Era Digital” yang dipublikasikan di experd.com mengatakan bahwa “The way you communicate can either 
help or hurt your business, sehingga perlu diperhatikan tata krama dalam berkomunikasi secara digital, yaitu: berkomunikasi dengan video,  be there and be on time, pendekatan personal tetap juara, dan berikan tanggapan.”

Hingga saat ini saya termasuk yang menyatakan tidak mampu melakukan pertemuan daring 
secara paralel. Menurut saya selain tidak sopan, memang saya sendiri yakin tidak mampu mengolah kedua meeting tersebut bersamaan 
secara efektif, apalagi maksimal. Pernah saya coba beberapa kali mengikut meeting daring bersamaan, dimana kedua telinga mendengarkan 
dua hal yang berbeda secara bersamaan untuk saya kelola di satu otak. Berat. Bahkan pernah saya coba juga untuk ikut secara bersamaan meeting daring sambil mengikut pembelajaran daring. Hasilnya sama. Saya tidak dapat mencerna dengan baik keduanya. Maka dari itu saya salut kepada rekan kerja yang dapat mencerna keduanya atau ketiganya dengan baik secara bersamaan.

Apakah meeting bersamaan disebut multitasking? Ya. Mengutip artikel di Katadata.co.id, multitasking adalah proses penyelesaian beragam pekerjaan secara sekaligus. Ketika akan menuliskan opini ini, saya menemukan artikel di halodoc.com dengan judul “Beragam Kebiasaan yang Dapat Merusak Otak”. Dijelaskan bahwa multitasking adalah kebiasaan yang juga mengubah otak dan membuat sistem kognitif menjadi kurang efektif.

Menurut artikel itu, otak manusia tidak terhubung dengan banyak tugas dengan baik. Ketika Anda mengira sedang melakukan banyak tugas alias multitasking, sebenarnya Anda hanya beralih dari satu tugas ke tugas lain dengan sangat cepat. Selain itu, setiap kali melakukannya Anda membebani fungsi kognitif. Multitasking juga meningkatkan hormon stres kortisol serta hormon adrenalin, yang dapat merangsang otak bekerja secara berlebihan dan menyebabkan kabut mental atau pemikiran kacau.

Sementara di alodokter.com terdapat artikel “Buktinya Multitasking Tidak Efisien dan Mengganggu Kesehatan”. Pada artikel itu disebutkan bahwa multitasking akan menurunkan produktivitas kerja dan pada akhirnya akan berakibat buruk bagi diri sendiri. Dampak buruknya adalah memicu stres, meningkatkan tekanan darah, mengganggu daya ingat, menurunkan kreativitas, dan meningkatkan risiko terjadinya kecelakaan.

Tuntutan skenario

Beberapa aktor dan aktris melakukan usaha luar biasa agar dapat memerankan karakter sebaik-baiknya sesuai tuntutan skenario. Mengutip dari newsweek.com, Robert De Niro harus menaikkan berat badan 27 kg dalam empat bulan demi perannya di Raging Bull. Dia memenangkan Oscar sebagai The Best Actor melalui film itu. Nah, kembali ke soal meeting, mungkin jawaban yang sama akan kita lontarkan bila ditanya kenapa melakukan meeting double atau bahkan triple pada waktu yang sama. Mungkin jawabannya akan mirip: tuntutan skenario.

Pada kondisi saat ini, hal tersebut memang akan menjadi tantangan yang harus kita hadapi. Walaupun pada salah satu email Broadcast Pertamina tanggal 4 Juli 2022 terkait Etika Meeting Online, salah satu etikanya adalah tentukan prioritas

dan hindari meeting bersamaan. Sumber dari email broadcast ini adalah Survey WFH Pertamina 2021 dengan jawaban yang ditampilkan: harus ada pengaturan jadwal meeting agar tidak bentrok (2.506 votes); perlu adanya etika meeting online (1.908 votes); dan fakta bahwa 61% pekerja meeting di luar jadwal.

Nah, katakanlah skenarionya memang seperti ini dan tidak dapat diubah, apa yang harus kita lakukan? Kita tetap harus menjalankan tata nilai AKHLAK dengan melalukan inisiatif sebagai berikut:

1. Terapkan prioritas meeting yang harus dihadiri, yang bisa didelegasikan, ditolak;
2. Menyampaikan bahwa sudah ada meeting lain dan tidak dapat mengikuti meeting lainnya secara bersamaan;
3. Bila tetap harus hadir dalam dua meeting bersamaan, sampaikan kepada kedua pengundang kondisi tersebut, maka mintalah izin membagi kehadiran pada kedua meeting itu, namun bukan menjalankannya secara bersamaan. Ketika hadir di meeting yang satu maka meeting lainnya dapat di on-hold, demikian sebaliknya;
4. Bagi yang mempunyai wewenang dan jabatan, dapat membuat kebijakan, sistem, dan pengaturan

Saya yakin banyak hal yang dapat kita lakukan untuk mendukung program yang memastikan keberlangsungan operasi dan bisnis Perusahaan dengan tetap menjadikan aspek HSSE sebagai prioritas utama. Selain berangkat dengan selamat dan pulang dengan selamat, Perwira PHI harus bekerja produktif dan jika pensiun, tentu dalam keadaan sehat serta siap menikmati masa purna baktinya.