Sangat Dinamis, Proses Harmonisasi PT Pertamina Hulu Mahakam
April 07, 2021
Sangat Dinamis, Proses Harmonisasi PT Pertamina Hulu Mahakam
April 07, 2021
Sejak tahun 2019 hingga 2020, tim Human Resources PT Pertamina Hulu Mahakam (PHM) telah melaksanakan langkah-langkah penyelarasan atau alignment untuk mengharmonisasikan sistem pengelolaan SDM PHM dengan Pertamina, yang meliputi: organisasi, remunerasi, HR Information System dan berbagai proses lainnya. Dengan adanya pembentukan Holding dan Subholding, proses diskusi harmonisasi yang telah berjalan tentunya disesuaikan dengan perubahan yang terjadi guna mendukung aspirasi Pertamina menjadi perusahaan energi kelas dunia.
Harmonisasi Struktur Organisasi dan Remunerasi
Sejak tahun 2019, tim HR PHM, telah mengadakan serangkaian studi, workshop hingga penyampaian proposal struktur organisasi kepada PT Pertamina Hulu Indonesia (PHI) dan PT Pertamina (Persero).
Astrid Pinkan Andries (Pjs HRA/HRM) mengungkapkan bahwa Surat Keputusan (SK) Direktur Utama PHI mengenai struktur organisasasi telah dikeluarkan dan organisasi baru telah diajukan ke SKK Migas melalui pengajuan dokumen Rencana Penggunaan Tenaga Kerja (RPTK) untuk mendapatkan persetujuan. “Namun dengan adanya pembentukan struktur Holding dan Subholding (HSH) dan rencana implementasinya di tahun 2021, SKK Migas memutuskan untuk meneruskan organisasi PHM yang sudah ada sekarang ini untuk
sementara waktu sambil menunggu pembentukan organisasi HSH,” ungkap Astrid.
Keputusan dibuat berdasarkan pertimbangan agar perubahan struktur organisasi PHM dapat lebih terkelola dengan baik dan tidak ada perubahan struktur yang perlu dibuat lebih dari satu kali dalam kurun waktu yang singkat. “Untuk organisasi Subholding Upstream (SHU), SHU merencanakan akan Go Live 1 April 2021,” tambahnya.
Terkait dengan harmonisasi remunerasi, proses studi, pemetaan data, kalkulasi, analisis sampai dengan penyampaian proposal struktur remunerasi juga telah dilakukan tim HR PHM. “Proses harmonisasi remunerasi juga dijalankan bersamaan dengan harmonisasi organisasi, kita sudah memulainya sejak tahun 2019,” kata Astrid. Ia menambahkan, proses harmonisasi organisasi lebih ke arah menyelaraskan struktur organisasi, bisnis proses, nomenklatur jabatan, dan job level menggunakan Pertamina Reference Level (PRL).
Sedangkan harmonisasi remunerasi dimulai dengan mengkonversikan PHM Level (PHML) Individu menjadi PRL Individu, di mana telah dihasilkan SK Penetapan PRL Individu bagi setiap pekerja PHM. “Ini merupakan salah satu key milestone dari proses harmonisasi remunerasi PHM,” ungkap Andria Rahmawati (HRA/HRM/OPR).
Selanjutnya dilaksanakan proses standarisasi komponen pengupahan baik bulanan maupun tahunan, serta aspek benefit yang berlaku. Andria menyampaikan bahwa pada Q4 2020, tim HR PHM telah memfinalisasikan standarisasi komponen bulanan dan tahunan serta beberapa benefit sesuai dengan yang berlaku di lingkungan Pertamina. Hal ini juga telah dibahas dalam workshop bersama Serikat Pekerja (SP) PHM, termasuk dalam sesi perundingan Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
Proposal telah disampaikan ke SKK Migas guna mendapatkan persetujuan atas skema remunerasi PHM yang baru. “Namun statusnya saat ini masih dalam proses tinjauan di SKK Migas,” ungkap Astrid. Menurutnya hal ini wajar mengingat SKK Migas perlu memahami dan menganalisis dari segala aspek agar perubahan remunerasi yang dibuat oleh PHM dan yang akan dilaksanakan oleh SHU dapat selaras. “Mengingat remunerasi ini cukup kompleks dan kita membuat banyak penyelarasan,” jelasnya.
Sampai artikel ini diterbitkan, hal itu merupakan status terkini dari proses harmonisasi terkait organisasi dan remunerasi PHM. “Kita juga masih menunggu keputusan dari SKK Migas sambil menyiapkan data apabila dibutuhkan,” tambahnya. Jika persetujuan SKK Migas sudah didapatkan, barulah HR PHM mengadakan sosialisasi kepada pekerja.
Harmonisasi HR Information System
HR PHM juga telah melaksanakan harmonisasi HR Information System (SAP beserta satellite application-nya) dengan sistem yang ada di Human Capital Persero namun di saat yang bersamaan, proses ini beririsan dengan dibentuknya HSH. Herry Kurniawan (HRO/MPC/OPS) mengatakan bahwa status proyek penyelarasan SAP PHM dan SAP Persero (HCP) saat ini adalah ready to go live pada 1 Januari 2021 . “Di saat bersamaan ada kebutuhan agar data pekerja PHM dapat diakses oleh SHU sehingga hal ini yang sedang kita upayakan untuk dapat dikejar sebelum harmonisasi HSH berbarengan dengan implementasi organisasi SHU yang baru,” jelas Herry.
Dengan kondisi dimana SAP PHM masih digunakan, maka SHU mengarahkan agar diadakan pemisahan Organisasi dan Remunerasi di dalam SAP antara PHM dengan Persero. Hal ini yang menjadi landasan tim HR PHM untuk dapat memasukkan data pekerja PHM ke SAP Persero. Dengan demikian SHU dapat menggunakan data tersebut untuk keperluan talent management, khususnya talent search dan pemenuhan kebutuhan pekerja baik di SHU atau bahkan di Anak Perusahaan Pertamina lainnya. “Hal ini juga menjadi pendukung untuk implementasi aplikasi iAM Talent, dimana nantinya data pekerja PHM akan muncul di sana untuk keperluan talent management di Pertamina secara menyeluruh dan terintegrasi,” kata Herry.
Dewo Tjindarbumi (HRO/ADM) menambahkan, untuk proyek sistem secara keseluruhan, tim SAP PHM sedang meninjau kembali apakah dapat go live di tengah atau akhir tahun 2021. “Hal ini sedang kita upayakan untuk memastikan aktivitas operasional, payroll, perpajakan, pencatatan pembukuan finance, dan lainnya tetap aman meski pun adanya harmonisasi sistem,” kata Dewo.
Harmonisasi Sistem Manajamen Kinerja (Performance Management System)
Selain organisasi, remunerasi, dan sistem (SAP), tim HR PHM juga telah melakukan harmonisasi mengenai sistem manajemen kinerja atau yang lebih dikenal dengan Performance Management System (PMS). Astrid Pinkan Andries kembali menjelaskan bahwa seluruh sistem manajemen kinerja PHM kini telah mengikuti kebijakan yang berlaku di Pertamina. “Walau secara tools kita masih menggunakan aplikasi kita sendiri, namun di dalamnya kita telah mengimplementasikan kebijakan PMS yang digunakan dalam sistem People Review di lingkungan Pertamina,” jelasnya. Sementara untuk menggunakan sistem People Review, hal tersebut erat kaitannya dengan harmonisasi sistem (SAP) di PHM.
Ia menjelaskan, sebelumnya PMS di PHM masih menggunakan sistem dan tools dari operator sebelumnya yang dikenal dengan nama Annual Individual Review (AIR). “Sambil menunggu harmonisasi sistem yang masih berjalan, kita tetap menggunakan tools AIR PHM dengan beberapa perubahan dan modifikasi guna memenuhi sejumlah aspek penting yang perlu ada di PMS Pertamina. Walau toolsnya berbeda dengan People Review, namun isi dan struktur di dalamnya sudah sama dengan People Review, bahkan sistem ratingnya pun juga sudah berubah,” katanya.
Astrid menyebutkan bahwa kini PHM juga telah mengikuti tahapan Mid-Year Performance Review (MYPR) yang sebelumnya belum pernah diterapkan di PHM. Tahapan MYPR ini menjadi kritikal guna melihat sejauh mana pencapaian obyektif pekerja di semester 1, memberikan umpan balik atas hal-hal yang sudah baik maupun yang masih perlu ditingkatkan di semester 2, serta apakah ada target baru yang perlu diubah atau direvisi sesuai dengan KPI dari Perusahaan.
Lebih lanjut, PHM juga telah mengikuti proses End-Year Performance Review (EYPR) yang berlaku di Pertamina dengan menerapkan 360° assessment. “360° assessment dapat menilai set competency behavioral dari masing-masing pekerja dari berbagai evaluator yang berbeda,” jelas Astrid. Untuk itu, setiap pekerja juga diminta untuk melakukan self-assessment terkait dengan target realisasi sampai dengan akhir tahun.
Terkait dengan harmonisasi PMS, PHM juga telah memilki PMS Academy, di mana setiap entitas akan memiliki PIC untuk memantau pencapaian perusahaan dari sisi KPI bisnis di masing-masing entitas tersebut dan memastikan setiap pekerja memiliki KPI Individu yang diturunkan dari KPI bisnis entitasnya.
DOWNLOAD
