PHM Lakukan Berbagai Upaya untuk Mengembangkan Para Perwiranya

Tim Human Resouces (HR) Pertamina Hulu Mahakam (PHM) memfokuskan program kerjanya untuk pengembangan pekerja (people development) agar mereka memiliki pengetahuan, kompetensi, dan pengalaman kerja untuk memberikan kinerja terbaiknya. Dalam pelaksanaan people development tersebut, PHM menggunakan prinsip pengembangan 70/20/10, yaitu 70% melalui penugasan (job assignment), 20% mentoring-coaching, dan 10% melalui pelatihan (training). Ikuti  penjelasan lebih lanjut dari tim HR PHM mengenai konsep tersebut, berikut:

Job Assignment di PT Pertamina Hulu Mahakam (PHM)

Di PHM, Job Assignment atau penugasan diberikan oleh hirarki atau entitas kepada pekerja, baik melalui penugasan sementara seperti keterlibatan dalam suatu proyek atau task force tertentu, ataupun melalui penugasan tetap seperti job enlargement yang disesuaikan dengan kemampuan pekerja.

HR PHM meyakini, bahwa pembelajaran yang paling optimal adalah dengan melakukan langsung pekerjaan yang diberikan. “Dengan ini para pekerja dapat hands on dan mengalami langsung challenges yang dihadapi dalam pekerjaan tersebut atau yang disebut dengan experiental learning,” jelas Safinah Siregar (HRA/TAM/BSH). Oleh karena itu, porsi  penugasan merupakan yang terbesar dalam proses People Development

Dalam pengelolaaan karir di PHM, ada 4 pihak yang terlibat, yakni (1) hirarki, yaitu atasan langsung pekerja sampai dengan kepala entitas, (2) Head of professional discipline, yakni leader yang ditunjuk oleh Management untuk mengepalai disiplin tertentu termasuk dalam hal pertimbangan karir pekerja, (3) Career Manager, yaitu HR Business Partner dan manajemen HR yang bertanggung jawab untuk memfasilitasi proses pengelolaan karir ini, dan (4) pekerja, sebagai fokus dari pengembangan karir ini.

Dalam pengembangan karir suatu organisasi, perlu adanya integrasi antara aspirasi, kompetensi pekerja, serta kebutuhan organisasi. “Pekerja merupakan aktor utama dalam proses pengembangan karirnya. Apabila pekerja memiliki keinginan untuk mengembangkan karirnya dapat melakukan diskusi dengan fungsi HR dan hirarki. Tentunya hal ini harus selaras dengan kebutuhan organisasi dan perusahaan,” kata Safinah. 

Selain itu, Safinah menambahkan bahwa dukungan dari Head of professional discipline sangat dibutuhkan untuk memastikan kompetensi pekerja. 

“Yang perlu digarisbawahi dalam proses ini adalah adanya collegial decision, artinya semua pihak sepakat dengan keputusan yang diambil,” ungkapnya.

Dalam pengelolaan karir, HR PHM juga menerapkan prinsip Growing by Moving, dimana pekerja diharapkan dapat berkembang melalui penugasan ataupun perpindahan yang dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengembangkan kompetensi dan juga pengalaman/exposure pekerja.

Pengembangan Karir di Pertamina (Group)

Di Pertamina Group, ada dua cara mengembangkan karir pekerja yaitu melalui ‘Perbantuan’ dan ‘Penugasan’  baik ke PT Pertamina (Persero), maupun ke Anak Perusahaan (AP) lainnya. Arief Budiman (HRA/TAM/GOP) menjelaskan bahwa Perbantuan (Secondment) biasanya berdurasi sekitar 3 tahun, di mana pekerja akan dimutasi untuk menempati suatu posisi tertentu di Perusahaan Pengguna (PP) dengan ketentuan detail perbantuan yang merujuk pada Perjanjian Kerja Sama (PKS) antar Perusahaan. Sedangkan untuk Penugasan (Task Force) biasanya bersifat sementara dengan durasi sesuai dengan periode proyek/assignment yang diberikan. “Pekerja secondment ataupun task force masih tercatat sebagai pekerja PHM,” kata Arief.

Proses Perbantuan dan Penugasan ini berdasarkan kebutuhan di PP kemudian diinformasikan ke Perusahaan Asal (PA), dalam hal ini PHM. “Berdasarkan kebutuhan tersebut HR PHM dan Kepala Entitas akan mereview dan memvalidasi pekerja yang diusulkan ke PP dengan mempertimbangkan kegiatan operasional di PHM, requirement PP serta aspirasi pekerja yang memiliki profile yang sesuai,” ungkap Arief.  Selanjutnya apabila semua hal sudah terpenuhi, akan ada proses seleksi dari PP sebelum perbantuan atau penugasan tersebut dikonfirmasi

Untuk proses administrasi perbantuan maka validasi dan persetujuan PA, PP, Sub Holding ataupun Holding (tergantung penempatan mutasi) melalui dokumen Rencana Mutasi Jabatan (RMJ). Setelah RMJ disetujui maka akan ada Surat Keputusan Mutasi Jabatan (SKMJ) ke pekerja dari Direktur Utama PHM. Adapun untuk proses task force maka persetujuan dilakukan melalui korespondensi surat antar PA dan PP yang akan diformalkan melalui Surat Perintah Penugasan dari Direktur Utama PHM.

Arief menjelaskan, pada dasarnya kesempatan untuk mengembangkan karir di Pertamina Group sangat besar, sama seperti operator Wilayah Kerja Mahakam sebelumnya. “Cakupannya bisa domestik dan internasional, mengingat perusahaan di bawah Pertamina Group cukup banyak,” ungkapnya. HR PHM juga mendorong para Perwira PHM untuk mengikuti Internal Job Posting (IJP) dari Pertamina Group, yakni program yang memberikan kesempatan secara terbuka kepada pekerja untuk posisi-posisi yang kosong di Pertamina melalui rangkaian proses seleksi yang telah ditetapkan.

Cornelia Situmorang, salah satu pekerja PHM yang melakukan perbantuan sebagai secondee di PT Pertamina (Persero) menceritakan pengalamannya mendapatkan kesempatan ini. Ia sangat menyambut dengan antusias perbantuan yang ia lakukan. Menurutnya, selain exposure dalam hal lingkup pekerjaan baru, ia juga mendapat kesempatan untuk mengembangkan relasi baik di lingkungan Pertamina selain PHM, maupun dengan pihak eksternal. “Secara pribadi, saya juga merasakan peningkatan motivasi untuk terus mengembangkan kompetensi agar dapat memberikan nilai tambah bagi diri saya sendiri, pekerjaan, dan juga lingkungan saya yang baru,” katanya.

Sedangkan bagi Indra Soeharto (FCB/OPS/WCI) yang kini sedang melakukan penugasan  sebagai tim Transformers Task Force (TTF) di lingkungan dewan Komisaris PT Pertamina (Persero), kesempatan ini membuktikan bahwa semua Perwira Pertamina, baik itu di Holding, Sub Holding, dan AP lainnya termasuk PHM yang baru bergabung di Pertamina Group memiliki peluang dan kesempatan yang sama untuk berkontribusi bagi kemajuan perusahaan. “Benefit lain yang tak kalah seru dan penting yang saya dapatkan adalah kesempatan untuk bekerja bersama/berkolaborasi dengan Perwira Pertamina dari berbagai fungsi. Kerja kolaboratif semacam ini tentu dapat memperkaya wawasan dan memperluas jejaring dengan Perwira Pertamina yang lainnya,” kata Indra.

Mentoring – Coaching

Mentoring-Coaching merupakan program pengembangan yang dilakukan oleh pekerja yang ahli di bidangnya untuk meningkatkan keahlian atau kemampuan pekerja lainnya dari sisi teknis dan juga softskill/leadership. Tim HR PHM meyakini, dalam proses pembelajaran dengan mengerjakan langsung tugas-tugas yang dikerjakan oleh pekerja PHM akan semakin optimal jika didampingi oleh seorang mentor/coach.

Arini Budi Astuti (HRO/TRG) mengungkapkan bahwa melihat permasalahan dari sudut pandang orang lain akan memperkaya wawasan dan solusi yang ditawarkan. “Mendapatkan masukan atau insight dari diskusi dengan mentor/coach akan sangat membantu dalam proses pemecahan masalah,” katanya. 

Contoh program mentoring yang dimiliki PHM adalah program SMART, dimana melalui program ini pekerja PHM berkesempatan untuk bisa mengerjakan proyek dari entitas lain dengan mentor yang ahli dalam proyek tersebut. Secara umum, program SMART dilaksanakan sesuai dengan alur perencanaan yang telah ditetapkan, dimana dalam pelaksanaannya terdapat beberapa agenda

antara lain pelatihan dasar project management, introduction to CIP, introduction to CSR, serta rangkaian presentasi, dan juga sesi mentoring mandiri antara mentee-mentor dibawah arahan dari manajemen sebagai Champion Project. 

Beberapa penyesuaian dilakukan dalam kondisi pandemi ini seperti durasi program SMART yang lebih diperpanjang dibandingkan tahun-tahun sebelumnya, sesi presentasi ke-2 digantikan dengan progress report dan sesi presentasi ke-3 atau presentasi final dilaksanakan secara daring.  “Selain itu interaksi mentee dan mentor, metode pengambilan data selama program juga lebih banyak dilakukan secara daring.  Hal ini tentunya memerlukan penyesuaian dan usaha yang ekstra dari mentee dan mentor terkait,” kata Arini.

Arini menambahkan bahwa tim HR PHM sangat mengapresiasi segenap pihak yang terlibat dalam program SMART selama masa pandemi, baik mentee, mentor/co-mentor, champion, dan para hirarki, “Keterlibatan  berbagai pihak dalam diskusi proyek dan pengambilan data, termasuk komitmen dari Manajemen PHM, merupakan  dukungan yang luar biasa untuk berlangsungnya program SMART di masa yang tidak mudah bagi kita semua,” ungkapnya.

Pelatihan (Training)

Pelatihan atau training di PHM melingkupi pelatihan HSSE, softskill/leadership, serta pelatihan teknikal yang direncanakan melalui Individual Training Plan (ITP). Pelatihan ini dilaksanakan secara daring ataupun tatap muka. Sertifikasi secara bertahap juga telah dimungkinkan untuk terlaksana secara daring. 

Arini menjelaskan, di masa pandemi, selain training tatap muka dan daring, pembelajaran juga dapat dilakukan dengan mengerjakan modul-modul e-learning untuk para pekerja PHM. E-learning sudah ada sejak sebelum adanya pandemi. Namun dengan konteks pandemi saat ini, pembelajaran melalui e-learning dan daring kita maksimalkan,” katanya.

Selain program pembelajaran yang dilakukan untuk internal pekerja, PHM juga memiliki program pembelajaran untuk masyarakat umum, khususnya untuk para mahasiswa yang masih duduk ataupun baru lulus kuliah, yakni melalui program on-the-job training dan COOP bagi mahasiswa aktif, serta apprenticeship bagi fresh graduate Aulia Hidayatullah (HRO/TRG) mengatakan bahwa program-program magang ini sebelumnya tetap dijalankan hingga awal pandemi masuk ke Indonesia. “Di awal pandemi, mentor dan peserta yang sedang menjalankan program magang diberikan kebebasan untuk memilih untuk melanjutkan programnya atau tidak dengan mempertimbangkan kondisi peserta dan operasional perusahaan,” imbuh Aulia.

Peserta yang tetap melanjutkan program magangnya kemudian mengikuti kegiatan dengan bekerja dari rumah atau Work From Home (WFH) seperti pekerja PHM lainnya. Sementara itu, proses penerimaan peserta baru sempat ditunda untuk memastikan kesiapan mekanisme pelaksanaan program selama masa pandemi. 

Pada bulan Desember 2020, program apprentice kembali dimulai secara daring. “Meski dilakukan secara daring, peserta harus tetap mengikuti induction program yang terdiri dari briefing HSE, Security, dan HR untuk memastikan bahwa peserta mendapatkan informasi yang memadai mengenai prosedur dan peraturan yang berlaku di perusahaan,” tutur Aulia.

Dalam program daring, peserta dan mentor tetap dapat melakukan komunikasi dan diskusi seperti halnya pekerja melalui platform komunikasi/ meeting yang diperbolehkan oleh perusahaan. Untuk proses pertukaran data, peserta yang tidak mendapatkan akses surel dan folder perusahaan dapat melakukannya melalui sharing folder yang dikelola oleh perusahan yaitu WinSCP. “Untuk memastikan kerahasiaan data perusahaan serta penggunaan informasi yang sesuai, peserta diwajibkan untuk menandatangani pernyataan kerahasiaan sebelum memulai program,” tambah Aulia.

Agar proses belajar dan kegiatan termonitor dengan baik, peserta diharuskan untuk mengisi formulir Monthly Activity Sheet (MAS) dan Monthly Log Sheet setiap bulannya yang bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan program (mentoring dan aktivitas kerja harian) tetap terlaksana.

Arini kembali menjelaskan bahwa kesediaan dan komitmen mentor juga menjadi salah satu kunci keberhasilan pelaksanaan program secara daring.  Dalam kondisi seperti sekarang ini mentor tidak dapat memantau secara langsung peserta program sehingga diperlukan kesediaan untuk meluangkan waktu ekstra di tengah padatnya pekerjaan.

Arini menjelaskan bahwa PHM tetap berkomitmen untuk melaksanakan program pengembangan external ini di masa pandemi. “Dalam hal ini pelaksanaan program tersebut tentunya merujuk kepada ketersediaan mentor, kondisi serta kebutuhan operasi perusahan.  Selain itu implementasi program juga harus tetap mengedepankan protokol kesehatan serta aturan yang berlaku,” kata Arini.

Salah seorang apprentice di PHM, Ahmad Fauzi Elwuar (ECP/QSE/QRM) mengatakan bahwa meski program magang yang sedang ia jalani saat ini dilakukan di masa pandemi, namun tetap berjalan dengan lancar. “Meskipun tingkat intensitas komunikasi dengan rekan kerja maupun hirarki tidak seefektif dibandingkan sebelum pandemi, namun banyak pengalaman berharga yang didapat dengan melakukan program magang di masa seperti ini,” kata Fauzi. Ia juga memberikan semangat kepada peserta maupun calon peserta magang lainnya, untuk terus menyerap ilmu melalui program magang yang diberikan oleh PHM.

Learning Hours (LH)

Untuk mendukung program pengembangan pekerja, PT Pertamina (Persero) memberikan target learning hours kepada setiap perwiranya. Tujuan utama dari LH oleh Persero adalah untuk mendorong peningkatan kompetensi pekerja melalui kegiatan learning and development yang terarah, merata, dan terukur. Pengembangan kompetensi pekerja tidak hanya menjadi tanggung jawab perusahaan, namun juga masing-masing pekerja. Hal ini dapat dicapai melalui berbagai aktifitas, tidak hanya melalui pelatihan di dalam kelas tetapi juga kegiatan lain seperti mentoring/coaching, sharing session, keikutsertaan dalam forum webinar, e-learning dan self-learning.

Arini menyebutkan bahwa pada tahun 2020 ada kenaikan target LH, yakni menjadi 168 LH/pekerja, dibandingkan dengan tahun 2019 yaitu sebanyak 100 LH/pekerja. “Selama pandemi, cukup banyak forum sharing session yang dilakukan secara daring seperti yang diadakan oleh Persero, Sub Holding, dan juga PT Pertamina Hulu Indonesia (PHI) melalui POLS, KOMET, PUSHKU, dan juga FIT,” kata Arini. Ia menambahkan bahwa PHM juga memiliki kegiatan sharing session yang diinisiasi oleh divisi seperti: FOKUS yang dijalankan oleh divisi Field Operations, dan juga program NGEBOR yang dilakukan oleh divisi Communication & External Affairs. Selain itu terdapat program coaching internal yang sering menjadi benchmark dari anak perusahaan lain, yakni COMPASS gap-closing dari divisi Field Operations dan berbagai inisiatif lainnya yang dijalankan oleh divisi-divisi untuk pengembangan pekerja sekaligus pencapaian learning hours ini. 

Ardian Fandika (RPE), salah satu Perwira PHM yang berhasil menyelesaikan LH tertinggi pada tahun 2020 dan berhasil mendapatkan penghargaan pada ajang Employee Appreciation 2020 sebagai Highest Learning Hour by location pada bulan Desember yang lalu, mengatakan bahwa target LH  merupakan sebuah tantangan yang bermanfaat bagi seluruh Perwira Pertamina. “Peningkatan jumlah LH di tahun 2020 dan juga 2021 masih dalam batas wajar dan tentunya akan memotivasi kita untuk meningkatkan pengetahuan dan mengasah keahlian terutama di masa pandemi ini,” kata Ardian.

Hal positif mengenai taget Learning Hours juga diungkapkan oleh Sunarjadi (FO/MNT/ELC). Sebelumnya ia juga mendapatkan penghargaan pada ajang Employee Appreciation 2020 sebagai instruktur dengan LH tertinggi di PHM. Menurutnya, menjadi instruktur di masa pandemi tidak sulit asalkan dijalankan dengan tujuan yang baik, yakni memberikan pengertian dan pengajaran terbaik kepada para murid-muridnya. “Selebihnya tinggal masalah adaptasi saja. Di masa pandemi justru kita diajak untuk dapat lebih kreatif dalam melakukan pembelajaran. Saya juga sudah membuat beberapa video untuk lebih mudah dipahami oleh murid-murid saya yang melakukan training secara daring,” katanya. 

Pada dasarnya, HR PHM terus memprioritaskan pengembangan kompetensi seluruh Perwira PHM meski saat ini pandemi COVID-19 masih ada di tengah-tengah kita. Fahmi Hatta, Vice President Human Resources and General Services PHM mengungkapkan bahwa saat ini dan ke depannya tim HR akan terus berupaya untuk beradaptasi dengan keadaan yang akan dihadapi sehingga selalu fokus dalam pengembangan karir pekerja. “People merupakan fokus utama kita, maka kita akan terus mencari cara agar kompetensi dan karir pekerja dapat terus dikembangkan, tentunya dengan mengedepankan kesehatan dan keselamatan sebagai prioritas kita,” tutur Fahmi.